Quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng nhằm tự động hoá toàn bộ quy trình bán hàng của doanh nghiệp trên hệ thống máy tính như: Từ khi tiếp nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng và xuất hoá đơn. Người sử dụng có thể thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình hoặc tự khai báo các bước thực hiện tắt theo đặc thù riêng giúp hoạt động bán hàng có hiệu quả hơn do việc giảm thiểu các công đoạn và thao tác xử lý thủ công, ngoài ra việc thực hiện đơn hàng nhanh chóng và đúng thời hạn sẽ làm khách hàng hài lòng đồng thời giảm bớt việc phải sửa chữa, chỉnh sửa đơn hàng bán hàng.

Hệ thống này còn có nhiều chức năng như: Quản lý hàng bán bị trả lại, hàng thay thế và điều chỉnh công nợ, theo dõi hạn mức tín dụng, bảo lãnh thanh toán. Việc tính giá và chiết khấu cũng được thực hiện theo nhiều cách (khách hàng, nhóm khách hàng, địa bàn tiêu thụ, mặt hàng, nhóm mặt hàng..) nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý phương án giá khác nhau.

Các chức năng thường có của hệ thống Quản lý bán hàng:
Quản lý thông tin khách hàng

  • Không giới hạn số lượng khách hàng được quản lý.
  • Lưu giữ các thông tin về khách hàng, phân nhóm khách hàng theo các chỉ tiêu khác nhau như: Loại hình doanh nghiệp, tỉnh thành, quận huyện, vùng/miền, địa bàn…

Quản lý hạn mức tin dụng bảo lãnh ngân hàng

  • Quản lý hạn mức tín dụng và hiệu lực của hạn mức.
  • Quản lý bảo lãnh ngân hàng và hiệu lực của bảo lãnh ngân hàng.

Quản lý kế hoạch bán hàng

  • Kế hoạch bán hàng theo nhân viên bán hàng, bộ phận, phòng ban, địa bàn, khách hàng, nhóm khách hàng, hàng hóa, nhóm hàng hóa.
  • Quản lý, phân tích về tình hình thực hiện bán hàng theo kế hoạch bán hàng.

Quản lý chiết khấu

  • Quản lý chiết khấu linh hoạt, cho phép khai báo và thực hiện nhiều phương thức chiết khấu. Phân hệ phần mềm quản lý bán hàng, có thể tính tiền chiết khấu theo khách hàng, nhóm khách hàng, hàng hóa, nhóm hàng hóa, kho hàng, thậm chí có thể tổ hợp các chỉ tiêu trên để có nhiều phương thức tính và quản lý chiết khấu linh hoạt hơn.
  • Cho phép áp dụng nhiều phương thức chiết khấu trong cùng một giao dịch “Trong trường hợp một khách hàng có thể được hưởng nhiều phương thức chiết khấu trong cùng một giao dịch”

Quản lý phương án giá

  • Cho phép khai báo nhiều phương án giá bán theo sản phẩm, loại sản phẩm hoặc khách hàng.
  • Cho phép khai báo nhiều mức giá bán hoặc chiết khấu tuỳ theo số lượng đặt hàng.

Quản lý khuyến mãi và quà tặng

  • Quản lý giá bán theo nhiều đồng tiền ngoại tệ khác nhau
  • Theo dõi thời hạn hiệu lực của giá bán

Quản lý lệnh xuất hàng

  • Tự động tra giá và chiết khấu, theo dõi giao hàng từng phần, kiểm tra số lượng hàng tồn kho.
  • Treo lệnh xuất hàng của những khách hàng vượt hạn mức tín dụng hoặc có nợ quá hạn.
  • Quản lý công nợ theo sổ sách kế toán, công nợ theo phiếu xuất hàng, công nợ theo lệnh xuất hàng.

Quản lý xuất kho và hóa đơn

  • Quản lý thông tin xuất hàng theo lệnh.
  • Quản lý công nợ theo lệnh xuất hàng.

Quản lý doanh thu bán hàng, kê thuế bán hàng.

  • Cho phép lựa chọn phương án xuất hóa đơn GTGT theo lệnh xuất hàng hoặc theo phiếu xuất hàng.
  • Quản lý công nợ theo sổ sách kế toán; Tạo các bút toán ghi Nợ/Có của nghiệp vụ bán hàng.

Tương tác với hệ thống quản lý tài chính:
Hệ thống quản lý tài chính đóng vai trò là trung tâm tiếp nhận thông tin có liên quan đến hạch toán kế toán từ tất cả các phân hệ khác. Hệ thống quản lý bán hàng có mối liên hệ tương tác với hệ thống kế toán qua các quan hệ sau:

Kế toán tổng hợp:

Danh mục tài khoản: Trong một số màn hình khai báo danh mục hoặc cập nhật số liệu thuộc phân hệ quản phần mềm lý bán hàng, có sử dụng tài khoản đã được khai báo ở modul kế toán tổng hợp như tài khoản công nợ, tài khoản vật tư hàng hóa, tài khoản mã nhập xuất, lý do, tài khoản thuế…,tùy thuộc vào tổ chức hệ thống tài khoản kế toán của kế toán tổng hợp, phân hệ phần mềm quản lý bán hàng sẽ được khai báo phù hợp để phục vụ cho việc phân tích cả hệ thống.
Hạch toán các chứng từ: Một số chứng từ trong phân hệ quản lý bán hàng như hóa đơn, chứng từ phải thu, phiếu nhập hàng bán bị trả lại… sau khi được lưu sẽ được tiếp tục xử lý hoặc chuyển trực tiếp vào sổ cái ở modul kế toán tổng hợp tùy thuộc vào các trạng thái khác nhau khi lưu. Kế toán tổng hợp có thể can thiệp vào những chứng từ gốc ở phân hệ quản lý bán hàng nếu được phân quyền hiệu chỉnh chứng từ.

Kế toán công nợ phải thu:

Tương tự như kế toán tổng, kế toán công nợ phải thu cũng có mối liên hệ chặt chẽ với phân hệ quản lý bán hàng. Hệ thống quản lý bán hàng sẽ cung cấp những thông tin có liên quan đến quản trị thông tin công nợ phải thu như các khoản bán hàng bằng công nợ, hạn thanh toán… thông qua những chứng từ được lập. Số liệu xuất hàng của phân hệ quản lý bán hàng sẽ là thông tin chuyển tiếp để lập các hóa đơn bán hàng và sau đó là hàng loạt những quy trình quản lý công nợ chi tiết dựa trên thông tin này.

Kế toán giá thành:

Tương tác giữa phân hệ quản lý bán hàng và modul kế toán chi phí giá thành là việc thiết lập nhu cầu vật tư dùng để sản xuất dựa trên số lượng tiêu thụ theo từng lệnh sản xuất của đơn hàng.

Kế toán tiền mặt, tiền gửi:

Trong một số quy trình thanh toán, việc xác định số tiền thanh toán không những chỉ được theo dõi chi tiết tại phân hệ kế toán công nợ phải thu mà còn được xác định và phân bổ tại lúc lập chứng từ thu tiền công nợ phải thu. Trong trường hợp này, phiếu thu tiền hoặc báo có của ngân hàng sẽ cho phép lọc những hóa đơn hoặc những chứng từ phải thu đã được lập trước đó tại phân hệ bán hàng. Như vậy, tương tác giữa phân hệ quản lý bán hàng và modul kế toán tiền mặt tiền gửi là việc thanh toán chi tiết theo hóa đơn.

Tương tác với phân hệ quản lý tồn kho:

Một trong những đối tượng quản trị chính yếu trong phân hệ quản lý bán hàng là kho hàng và hàng hóa vì vậy mối liên hệ tương tác giữa phân hệ quản lý bán hàng và phân hệ quản lý kho hàng là không thể thiếu. Mối quan hệ này được thể hiện qua các điểm chính như Hệ thống danh mục tồn kho, Chuyển sổ tồn kho các chứng từ