Quản lý văn bản

Ứng dụng công nghệ thông để đổi mới quy trình tác nghiệp truyền thống, thủ công, hướng tới văn phòng điện tử không giấy tờ đang là mục tiêu của rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp hiện nay. Ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào, trong công việc hàng ngày đều phát sinh rất nhiều văn bản, giấy tờ. Các văn bản được xử lý cần lưu trữ ngăn nắp đễ dễ dàng cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này. Vì vậy, việc áp dụng một phần mềm quản lý văn bản là cần thiết và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay. Phần mềm quản lý văn bản sẽ giúp đổi mới quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động, hỗ trợ mạnh mẽ hiệu quả cho công tác điều hành của lãnh đạo và thủ trưởng đơn vị, tiến tới một văn phòng điện tử hiện đại.

Những lợi ích của phần mềm quản lý văn bản 

  • Phần mềm quản lý văn bản cần có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ quản lý văn bản như: Quản lý văn bản đi, văn bản đến, tờ trình .. phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý văn bản. Ngoài ra, khả năng truy cập, điều hành từ xa thông qua ứng dụng cài đặt trên thiết bị di động thông minh, smartphone đảm bảo an toàn bảo mật đáp ứng tốt yêu cầu làm việc từ xa của các lãnh đạo đơn vị hiện nay.
  • Phần mềm quản lý văn bản sẽ giúp quản lý quy trình xử lý văn bản một cách chặt chẽ và khoa học. Văn bản đang ở bước xử lý nào, do bộ phận nào hoặc người nào phụ trách được thể hiện rõ trong hệ thống. Để đạt được điều này, hệ thống yêu cầu sự tham gia đồng bộ của nhiều bộ phận chuyên môn khác nhau, từ bộ phận văn thư, văn phòng đến ban lãnh đạo. Tuy nhiên, khi người đảm nhiệm xử lý văn bản tại một bước nào đó đi vắng, nghỉ phép hoặc đi công tác, hệ thống vẫn có thể hoạt động bình thường thông qua cơ chế xử lý ủy nhiệm linh hoạt.
  • Hệ thống Quản lý văn bản cần được triển khai một cách đơn giản, chỉ yêu cầu sự tham gia của bộ phận văn thư. Ở mức triển khai này, bộ phận văn thư sẽ được cấp đầy đủ các quyền xử lý văn bản và thay mặt lãnh đạo thể hiện quá trình xử lý văn bản ngoài thực tế vào hệ thống. Mức triển khai này vẫn đảm bảo sự lưu trữ văn bản một cách khoa học phục vụ nhu cầu tìm kiếm, theo dõi tiến trình xử lý văn bản của đơn vị.

Những chức năng của phần mềm quản lý văn bản

  • Chức năng văn bản đến là các chức năng liên quan đến nghiệp vụ xử lý văn thư đối với các văn bản mà đơn vị nhận được: Nhập văn bản đến vào hệ thống, phân loại, phân công, chuyển tiếp văn bản đến, phê duyệt văn bản đến, tìm kiếm văn bản đến.
  • Chức năng văn bản đi là các chức năng liên quan đến nghiệp vụ xử lý văn thư đối với các văn bản mà đơn vị gửi đi:Nhập văn bản đi vào hệ thống, gửi văn bản đi xuống đơn vị trực thuộc, theo dõi hồi báo, tìm kiếm văn bản đi.
  • Chức năng văn bản nội bộ là chức năng quản lý văn bản có tính chất nội bộ như: Tờ trình, đề xuất, đề án, thông báo,…
  • Chức năng văn bản lưu là chức năng quản lý các văn bản không phải là văn bản đi, đến của cơ quan đơn vị.
  • Chức năng tạo liên kết văn bản là chức năng cập nhật bổ sung mối quan hệ giữa các văn bản, xây dưng cấu trúc cây văn bản. Điều này sẽ giúp người sử dụng phần mềm CloudOffice dễ dàng tìm kiếm văn bản liên quan đến nhau hơn, mà không mất thời gian đọc lại nội dung chi tiết của văn bản.
  • Thống kê báo cáo: Bao gồm các mẫu thống kê báo cáo theo yêu cầu nghiệp vụ theo chuẩn mực của công tác văn thư.