Quản trị dự án

Các khó khăn trong việc đánh giá chi phí, nguồn lực, sử dụng và huy động khả năng sáng tạo của đội ngũ thực hiện dự án, áp đặt các cơ chế kiểm tra và bảo đảm chất lượng, tiếp xúc khách hàng, duy trì các tiêu chuẩn và việc xây dựng tài liệu, lo việc hoạch định và hậu cần...từ lâu đã là những khó khăn cho các nhà quản lý dự án.

Theo thống kê mới nhất thì đến 40% lý do thất bại của 1 dự án bất kỳ là không duy trì được dòng phản hồi và cập nhật thông tin của chính những thành viên trong nhóm làm dự án và người quản lý dự án. Ngoài ra trường hợp các thành viên trong cùng dự án làm việc lệnh về múi giờ, khoảng cách địa lý ....

Để đảm bảo tính hiệu quả và thành công, dự án phải được phân tích, đánh giá trong suốt quá trình thực hiện. Điều này đòi hỏi người quản trị cũng như nhân sự tham gia dự án phải luôn được cập nhật thông tin và nắm rõ tiến trình, yêu cầu thực hiện dự án. Chính vì những lý do trên một giải pháp phần mềm quản lý dự án là cần thiết nhằm kiểm soát triệt để rủi ro và đảm bảo thành công cho quy trình thực hiện dự án. Những thành phần chính cần thiết cho một hệ thống quản lý dự án:

Quản lý dự án
Đây là thành phần quan trọng nhất của hệ thống cho phép bạn kiểm soát tất cả dự án và thông tin liên quan đến 1 dự án cụ thể, với mô hình sắp xếp rất trực quan bạn có thể xem chi tiết những thông tin về tiến độ, luồng công việc nào bị tồn đọng, công việc nào có thay đổi, những công việc nào ràng buộc, luồng công việc nào là quan trọng nhất, những ai tham gia....

Xây dựng kế hoạch & Quy trình làm việc
Sử dụng để xây dựng quy trình thực hiện dự án, những trạng thái, tiêu chuẩn cho từng giai đoạn hay những nút và điểm mốc ví dụ : Dự án gồm giai đoạn nào, thông tin sẽ đi đến phòng hoặc nhóm người dùng nào đầu tiên, người dùng nào duyệt... giúp xây dựng kế hoạch thực hiện, dự toán chi phí, nhân lực, thời gian. Tự định nghĩa những công việc ràng buộc với các dự án, công việc khác hay thực hiện tiến trình song song...

Quản lý tài nguyên
Hệ thống cần có công cụ để quản lý tất cả những tài nguyên của dự án : Files tài liệu, Files Video, Audio, tài liệu tham khảo..... để chia sẻ và tham khảo cho tất cả những người cùng tham gia hệ thống.

Quản lý tài chính
Chức năng kiểm soát tất cả các khoản tài chính, luồng tiền mặt cho từng giai đoạn, chi phí , doanh thu cụ thể cho mỗi dự án hoặc luồng công việc con để cảnh báo, đặt điểm mốc nguy hiểm cho chi phí. Chức năng này nên được xây dựng trực quan theo dạng biểu đồ nhằm giúp người quản lý có thể kiểm soát tài chính rõ ràng và ít rủi ro nhất.

Quản lý nhân sự
Quản lý tất cả Profiles những người tham gia hệ thống, tên , chức vụ, năm sinh, vị trí, điạ chỉ, bằng cấp chuyên môn.... để duy trì dòng phản hồi thông tin của hệ thống.

Thống kê & Báo cáo
Khả năng xây dựng báo cáo động cùng biểu đồ trực quan để thống kê đánh giá chính xác nhất cho từng tiêu chí: những dự án đang thực hiện, vấn đề tồn đọng, chi phí doanh thu, nhân sự...

Quản trị phân quyền & Bảo mật
Hệ thống phải được thiết kế cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau trong cùng một tổ chức. Với từng đối tượng sử dụng, tùy thuộc vào mức quyền được đặt bởi quản trị viên hệ thống có thể có những quyền hạn khác nhau đối với từng loại dữ liệu. Phân quyền động và đa cấp là yêu cầu cần thiết giúp định nghĩa những nhóm quyền mới khi phát sinh nhu cầu.

Với những giải pháp được tư vấn bởi Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC, đơn sẽ có được lựa chọn phù hợp về Hệ thống quản lý dự án để đảm bảo các yêu cầu cần thiết.